GRS Assessoria Contábil

O fornecedor mais barato pode custar mais com a Reforma Tributária

Nas relações entre empresas, especialmente quando o comprador está sujeito ao regime regular do IBS e da CBS, o valor apresentado em uma proposta comercial pode não ser suficiente para identificar qual fornecedor oferece a melhor condição.

O custo de uma aquisição também será influenciado pelo crédito tributário gerado na operação. Dependendo do regime do fornecedor, da natureza da compra e da forma como o documento fiscal for emitido, uma proposta de menor valor pode produzir um custo efetivo maior para quem compra.

Essa mudança será mais perceptível no mercado B2B porque o comprador poderá utilizar créditos relacionados às suas aquisições para reduzir os débitos gerados pelas próprias vendas. Para o consumidor final, que normalmente não participa dessa sistemática, o crédito não tem a mesma influência sobre a escolha do fornecedor.

Para as empresas, isso significa que a comparação entre propostas precisará considerar quanto será pago, quanto poderá ser recuperado por meio de créditos e em que momento esse valor estará disponível.

Em julho de 2026, essa discussão deixa de ser apenas uma projeção. A partir de 3 de agosto, empresas do regime regular deverão preencher os campos de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos abrangidos pelo novo cronograma. Os documentos deverão conter a alíquota de teste de 1%, formada por 0,9% de CBS e 0,1% de IBS. Sem o preenchimento correto, a nota poderá ser rejeitada pelo sistema autorizador. 

Embora 2026 seja um ano de teste e a apuração tenha caráter informativo para quem cumprir as obrigações acessórias, o impacto operacional será concreto. Sistemas desatualizados, cadastros incorretos e erros na classificação das operações poderão impedir a emissão de documentos e afetar faturamento, recebimentos, pagamentos e entregas. 

Agosto começa, portanto, a testar não apenas os sistemas das empresas, mas a capacidade de toda a cadeia de fornecedores de operar dentro do novo modelo.

 

O crédito passa a interferir no custo real da compra

No regime regular, os créditos de IBS e CBS relacionados às aquisições poderão ser utilizados para reduzir os débitos dos mesmos tributos gerados nas operações da empresa.

Na prática, isso aproxima o custo tributário das decisões tomadas pelas áreas de compras, financeiro e gestão.

Considere uma empresa que receba duas propostas para o mesmo serviço. O primeiro fornecedor cobra R$ 100 mil e a operação permite o aproveitamento de R$ 7 mil em créditos. O segundo cobra R$ 104 mil, mas gera R$ 13 mil em créditos aproveitáveis.

Olhando apenas para o preço, o primeiro fornecedor parece mais vantajoso. Quando o efeito do crédito é considerado, o custo líquido estimado seria de R$ 93 mil na primeira proposta e de R$ 91 mil na segunda.

O exemplo é ilustrativo. O crédito real dependerá do regime das empresas, do tratamento tributário da operação, das alíquotas aplicáveis e das limitações previstas na legislação. Ainda assim, ele demonstra porque o valor total da proposta deixará de contar toda a história.

Também não será suficiente simplesmente subtrair do preço o crédito indicado na nota.

A empresa precisará considerar quando esse crédito poderá ser utilizado, quanto tempo será gasto para corrigir inconsistências e qual é o risco de o valor ser alterado posteriormente por cancelamentos, devoluções ou mudanças na operação.

Um fornecedor que apresenta preço baixo, mas emite documentos com erros recorrentes, demora para corrigir notas ou utiliza classificações inadequadas pode gerar custos que não aparecem na proposta comercial.

Esses custos surgem no retrabalho das equipes, no atraso de pagamentos, nas divergências da apuração e na diferença entre o crédito projetado e aquele efetivamente aproveitado.

 

Receber uma nota não significa ter o crédito disponível

A existência do documento fiscal é essencial, mas não encerra a análise.

A Lei Complementar nº 214 estabelece que a apropriação dos créditos deve ser feita separadamente para IBS e CBS e depende da comprovação da operação por meio de documento fiscal eletrônico idôneo. Como regra, os créditos correspondem aos débitos destacados no documento e extintos pelas modalidades previstas na legislação. 

Enquanto não estiverem implementados o split payment e o recolhimento pelo adquirente, o requisito de extinção do débito fica dispensado. Durante essa etapa, a apropriação estará condicionada ao destaque correto do IBS e da CBS no documento fiscal eletrônico. 

Isso aumenta a relevância do período de teste de 2026.

Os novos campos começarão a revelar quais fornecedores possuem sistemas, cadastros e processos preparados para produzir informações confiáveis. Uma falha que hoje parece apenas documental poderá, com o avanço da implementação, atrasar ou comprometer o crédito do comprador.

A empresa precisará acompanhar a diferença entre três valores: o crédito estimado na negociação, o crédito registrado nas notas recebidas e o crédito efetivamente apropriado na apuração.

Quando esses valores não coincidem, o impacto aparece no fluxo de caixa e na margem.

O acompanhamento também não termina quando a nota é registrada. Uma devolução, um cancelamento ou uma alteração posterior pode exigir o estorno do crédito ou a constituição de um débito, conforme o estágio da operação. 

Por isso, compras, financeiro, fiscal e contabilidade precisarão compartilhar as mesmas informações. Uma renegociação conduzida por uma área sem comunicação com as demais pode provocar divergências entre aquilo que foi contratado, pago, documentado e considerado na apuração.

 

O Simples Nacional acrescenta uma nova variável às relações B2B

A análise ganha outra camada quando o fornecedor é optante pelo Simples Nacional.

Entre 1º e 30 de setembro de 2026, as microempresas e empresas de pequeno porte poderão escolher se desejam manter IBS e CBS dentro da guia única ou recolher os dois tributos pelo regime regular. A decisão produzirá efeitos entre janeiro e junho de 2027. Quem não fizer a opção pelo regime regular continuará recolhendo IBS e CBS dentro do Simples no primeiro semestre. 

Quando os tributos permanecerem na guia única, a empresa optante pelo Simples não poderá apropriar créditos de IBS e CBS relacionados às próprias aquisições. Já o cliente sujeito ao regime regular poderá apropriar créditos correspondentes aos valores dos tributos pagos na aquisição, em montante equivalente ao devido pelo fornecedor por meio do Simples. 

Caso o fornecedor escolha recolher IBS e CBS pelo regime regular, ele passará a participar da sistemática regular de débitos e créditos desses tributos.

Isso não significa que toda empresa do Simples que atua no B2B deverá optar pelo recolhimento separado.

A escolha dependerá da estrutura de custos, dos créditos gerados pelas próprias compras, do perfil dos clientes, da margem, da formação de preços, do impacto sobre o caixa e da capacidade operacional para administrar uma apuração mais complexa.

Da mesma forma, um fornecedor do regime regular não será automaticamente mais vantajoso para o comprador. Ele pode gerar um crédito maior e, ao mesmo tempo, apresentar um preço mais elevado.

Um fornecedor do Simples pode oferecer um crédito menor, mas continuar sendo competitivo por causa do preço, da qualidade, do prazo, da confiabilidade ou de uma condição comercial específica.

O objetivo não deve ser escolher quem gera o maior crédito. A empresa precisa identificar qual fornecedor produz o melhor resultado econômico depois que preço, crédito e demais condições da operação são considerados.

Para as empresas do Simples que vendem predominantemente para outras pessoas jurídicas, a decisão de setembro terá também uma dimensão comercial. O regime escolhido poderá interferir na forma como seus clientes calculam o custo da contratação e comparam propostas.

Permanecer com IBS e CBS dentro da guia única pode continuar sendo a alternativa mais adequada. Porém, essa decisão precisa ser sustentada por uma simulação, e não apenas pela manutenção automática do modelo atual.

 

Agosto vai mostrar quais fornecedores estão preparados

A obrigatoriedade dos novos campos permitirá que as empresas avaliem a maturidade de sua base de fornecedores.

Isso não significa que seja necessário substituir imediatamente qualquer parceiro que apresente dificuldades durante a adaptação. O primeiro passo deve ser identificar onde estão os maiores riscos e impactos.

Fornecedores que concentram parcelas relevantes dos custos, mantêm contratos recorrentes ou são difíceis de substituir merecem atenção prioritária. O desempenho deles pode afetar não apenas o crédito tributário, mas a continuidade de processos essenciais da empresa.

O acompanhamento deve observar a frequência de documentos rejeitados, o tempo necessário para corrigir erros, a consistência das classificações e a diferença entre o crédito esperado e o reconhecido.

Uma ocorrência isolada durante a adaptação pode ser corrigida sem grande impacto. Erros repetidos, demora nas respostas e ausência de controles indicam um risco mais estrutural.

Os contratos também precisam acompanhar essa mudança.

Muitas relações comerciais foram formalizadas antes da regulamentação do IBS e da CBS e não estabelecem responsabilidades sobre emissão correta dos documentos, prazos de correção, comunicação de mudanças de regime ou tratamento de inconsistências que prejudiquem créditos.

A revisão contratual não precisa transformar toda falha fiscal em uma penalidade automática. Sua função é definir quem deve corrigir o problema, quais informações precisam ser compartilhadas e em quanto tempo a situação deverá ser solucionada.

Também será necessário avaliar como reajustes de preços serão conduzidos durante a transição. Um aumento justificado apenas pela mudança das alíquotas pode não refletir o impacto líquido da reforma, já que créditos, reduções e tratamentos específicos também influenciam o resultado.

 

O split payment torna o momento do crédito ainda mais relevante

Outro elemento que deverá alterar a relação entre compradores e fornecedores é o split payment.

Nesse modelo, a parcela de IBS e CBS poderá ser segregada e recolhida durante a liquidação financeira da operação. Em vez de todo o pagamento ser direcionado ao fornecedor para posterior recolhimento dos tributos, o valor correspondente ao imposto poderá seguir diretamente para a administração tributária.

A implementação será gradual, mas a lógica do mecanismo já está prevista entre as formas de extinção dos débitos de IBS e CBS. 

Para o comprador, essa vinculação tende a oferecer maior segurança sobre a extinção do débito associado à operação e, consequentemente, sobre a apropriação do crédito.

Para o fornecedor, o impacto estará no fluxo de caixa. A parcela tributária poderá deixar de circular livremente pela conta da empresa antes da data tradicional de recolhimento.

Essa diferença precisará ser considerada em negociações envolvendo prazos de pagamento, parcelamentos, antecipação de recebíveis e necessidade de capital de giro.

Assim, o valor do crédito não será a única questão. O momento em que ele fica disponível também interferirá no resultado financeiro.

Um crédito aproveitado rapidamente pode reduzir o desembolso tributário do período. O mesmo valor, quando atrasado por uma inconsistência documental ou operacional, pode obrigar a empresa a financiar temporariamente uma parcela maior dos tributos.

 

A contabilidade precisa participar antes da contratação

A Reforma Tributária aproxima a contabilidade de decisões que ocorrem antes da emissão da nota.

No novo cenário, avaliar o efeito tributário somente no fechamento mensal pode ser insuficiente. Quando a inconsistência for identificada, o contrato já poderá estar assinado, o pagamento realizado e a operação concluída.

A análise precisa começar com os dados reais das compras e vendas da empresa. A partir das notas fiscais, dos contratos e da composição dos custos, é possível identificar fornecedores relevantes, estimar créditos e comparar o impacto de diferentes regimes tributários.

Esse diagnóstico permite que a empresa revise preços, contratos e processos antes que os efeitos financeiros sejam plenamente sentidos.

Também ajuda a separar situações em que um crédito menor realmente compromete a competitividade daquelas em que o fornecedor continua vantajoso por outras razões comerciais.

A atuação consultiva não substitui as decisões de compras ou da gestão. Ela acrescenta informações que essas áreas precisam para calcular o custo real da operação.

Quando compras, financeiro e contabilidade analisam números diferentes, a empresa pode contratar o fornecedor de menor preço e descobrir depois que assumiu um custo maior.

Quando trabalham com a mesma informação, torna-se possível comparar o valor contratado, o crédito projetado, o crédito efetivamente aproveitado e o custo operacional produzido por cada relação comercial.

 

Como a contabilidade entra nesse momento

A Reforma Tributária faz com que a análise contábil precise acontecer antes de decisões como contratar um fornecedor, renovar um contrato, definir preços ou alterar condições de pagamento.

Identificar o impacto somente no fechamento mensal pode ser tarde. Nesse momento, a compra já foi realizada, a proposta aceita e o efeito sobre os créditos, a margem e o fluxo de caixa já começou a acontecer.

A contabilidade passa a apoiar a empresa na leitura dos dados que sustentam essas decisões. Isso envolve analisar compras e vendas, estimar os créditos de IBS e CBS, comparar regimes tributários, identificar fornecedores relevantes e avaliar como cada cenário interfere no custo efetivo da operação.

Na Pigatti, esse trabalho está sendo desenvolvido em diferentes frentes. Para as empresas que precisam de uma análise mais aprofundada, realizamos consultoria em Reforma Tributária, revisão fiscal e planejamento com base nas características reais da operação. O objetivo é identificar riscos, oportunidades e ajustes necessários antes que as mudanças produzam seus efeitos financeiros completos.

Todos os clientes também contam com uma plataforma de ensino sobre a Reforma Tributária, criada para acompanhar a evolução das regras e traduzir as mudanças em orientações aplicáveis à rotina das empresas. A preparação não depende apenas de uma decisão pontual. Ela exige atualização contínua ao longo de toda a transição.

Outro elemento importante é a qualidade das informações disponíveis para a gestão. Por isso, a Pigatti também oferece um BI de apoio gerencial, que reúne dados financeiros, contábeis e tributários para facilitar a análise de custos, receitas, margens e fluxo de caixa. À medida que os créditos e os novos tributos passam a interferir diretamente no resultado, tomar decisões com base em informações organizadas se torna ainda mais essencial.

Um sistema tributário mais sofisticado exige uma gestão mais preparada. Empresas que conhecem seus números conseguem simular cenários, identificar desvios e agir antes que o impacto apareça no caixa.

É dessa forma que a Pigatti está apoiando seus clientes na transição: combinando conhecimento técnico, planejamento fiscal, educação e dados para que as decisões sejam tomadas com mais segurança.

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